Sanal Ofisler Nasıl Çalışır?

Kendi işinizi mi kuruyorsunuz ve para biriktirmeniz mi gerekiyor? Ofis alanı için kira sözleşmesi imzalamadan veya bir bina için ipotek almadan önce iş dünyasının bazen çalkantılı sularını test etmek ister misiniz? İşletmeniz sanal bir ortamda faaliyet göstermeye uygun mu? Çalışanlarınız evlerinden, arabalarından veya diğer hareketli hedeflerinden çalışmaya istekli mi? Yoksa çevresel faydaların sanal bir çalışma alanını düşünmek için yeterli neden olduğunu mu düşünüyorsunuz?

Sebepleriniz ne olursa olsun, sanal bir ofis kurarken uğraşmanız gereken bazı konularda size rehberlik edeceğiz. Ayrıca, sadece siber alanda çalışmanın avantaj ve dezavantajlarından bazılarını tartışacağız. İşinizin nerede yapılacağı ile başlayalım.

Ama işini nerede yapacaksın?

Teknik olarak, ofisiniz nerede olursanız olun. Mevcut teknoloji ile neredeyse her yerden iş yapabilirsiniz. Ofisiniz evinizde, arabanızda, havaalanında, plajda veya hatta bir dağın tepesinde olabilir. Tipik durumlarda ofisiniz, seyahat edip etmemenize bakılmaksızın evinizde olacaktır. Bu durumda, iyi bir kurulum yapmanız gerekir. Bu, evde olmanın her zaman sahip olacağı dikkat dağıtıcı şeylerden uzakta sakin bir konumu içerir. Bunlar arasında buzdolabı, TV, çocuklar, çim işleri, lavaboda bulaşıklar… adını siz koyun. Dikkat dağıtıcı olabilir.

İşe yaramak istiyorsanız, disipline sahip olmalısınız ve ofisinizi yatak odanızda veya mutfakta olsa bile belirlenmiş bir çalışma alanı haline getirmelisiniz. Olmak istediğiniz bir yere koyun. Bodrumunuz karanlık ve kasvetli ise, muhtemelen orada çalışmaktan hoşlanmayacaksınız. Alt satırda… işi yapmak için en elverişli odayı kullanın.

İlk izlenimler çok şey ifade ediyor

Peki, işletme adresiniz ne olacak? Evinizden bir işletme yönetiyorsanız, muhtemelen ev adresinizin işletme adresi olarak kullanılmasını istemezsiniz. İşletmenin türüne bağlı olarak, ihtiyacınız olan izlenimi vermeyebilir. Bu durumda, iki seçeneğiniz vardır. Bir posta kutusu kiralayabilir veya size kurumsal bir adres ve bir paket numarası veren bir CMRA (Ticari Posta Alma Ajansı) posta kutusu hizmeti kullanabilirsiniz.

Her seçeneğin, postanızı almak için başka bir yere gitmenizi gerektiren dezavantajı vardır (ancak postanızı size teslim edecek hizmetler olabilir). Posta kutuları, paket almanıza izin vermeme gibi ek bir dezavantaja sahiptir, çünkü kuryeler bir PO kutusuna teslim etmez. İşletmenize paket numarası veren bir hizmet kullanıyorsanız (aslında bir kutu numarası için yalnızca başka bir ad), paketler alabilirsiniz. Ayrıca 24 saat erişiminiz vardır ve bir paket geldiğinde bildirim talep edebilirsiniz.

Ev ofisinizi kurmayla ilgili ek ipuçları ve bilgiler için Ev Ofis Nasıl Kurulur sayfasını ziyaret edin. Ardından, sanal ofisinizin geleneksel bir ofis alanı kadar verimli çalışmasına yardımcı olmak için ihtiyaç duyacağınız ekipman ve mobilyalar hakkında konuşacağız.

Sanal Ofis Kurulumu

İşiniz istemci konumlarına veya ana üssünüzden uzakta başka yerlere seyahat etmeyi içeriyorsa, muhtemelen bir masaüstü sistemi yerine bir dizüstü bilgisayar satın almayı düşünmelisiniz. Bir dizüstü bilgisayar ile dosyalarınız her zaman yanınızda olacak ve ofisinizde önemli bir belge bıraktığınız utanç verici anlardan hiçbirine sahip olmayacaksınız, çünkü… ofisiniz sizinle birlikte. Bir dizüstü bilgisayar her zaman seyahat etmek biraz hantal gibi görünse de, çok güçlü olan birçok hafif model var. Basılı belgeleriniz için omuz askısı ve yer olan iyi bir taşıma çantasına sahip olduğunuzdan emin olun.

Her zaman klavyeden çalışıyor ve bir dizüstü bilgisayarın küçük ekranı size hitap etmiyorsa, başka çözümler de var. Evet, her şeyi düşündüler! Dizüstü bilgisayarınızı ev ofisinizde daha verimli kullanmak için, dizüstü bilgisayarınızı takabileceğiniz bir yerleştirme istasyonu kurulabilir. Bağlantı istasyonları standart bir monitöre , klavyeye ve fareye , yazıcıya, faks makinesine, tarayıcıya ve her zaman bağlanmış ve kullanıma hazır diğer çevre birimlerine sahip olmayı kolaylaştırır. Dizüstü bilgisayarınızı yerleştirme istasyonuna takarak, tıpkı standart bir masaüstü sistemi gibi kullanabilirsiniz ve dosyaları başka bir bilgisayara aktarma veya senkronize etme konusunda endişelenmenize gerek kalmayacaktır.

Seyahat etmiyorsanız veya seyahat ederken tüm dosyalarınıza erişmeniz gerekmiyorsa, yalnızca geleneksel masaüstü bilgisayar sistemine sahip olabilirsiniz. Çok fazla sabit disk alanı, aynı anda birden fazla programı çalıştırmak için bellek ve orta derecede hızlı bir işlemci olduğundan emin olun. Grafik işi yapıyorsanız (fotoğraf görüntülerini, çizimleri veya animasyonları içeren herhangi bir şey) çok daha hızlı bir işlemciye ve karşılayabildiğiniz kadar sabit disk alanına ve RAM’e ihtiyacınız olacaktır.

Düşünebileceğiniz diğer ekipman ve donanım seçenekleri şunları içerir:

• Son belgeleriniz net, yüksek kaliteli siyah beyaz çıktı gerektiriyorsa, siyah beyaz 600-1200 dpi lazer yazıcı. Lazer yazıcılar da en hızlı çıktıyı sağlar, bu nedenle hacminizin yüksek olacağını biliyorsanız bir lazer yazıcı da düşünmelisiniz.
• Bir renkli lazer yazıcı belgeleriniz yüksek kaliteli renkli resimler, fotoğraflar veya grafikler gerekiyorsa. Bunlar oldukça pahalıdır, bu nedenle baskı kalitesini daha ucuz bir mürekkep püskürtmeli yazıcıyla karşılaştırdığınızdan emin olun.
• Bir mürekkep püskürtmeli yazıcı iyi kaliteli metin, renk çizelgeler ve grafikler veya fotoğrafları gerekiyorsa. Mürekkep püskürtmeli yazıcılarda, kullanılan kağıt genellikle baskı kalitesinde en büyük farkı yaratır. Yaptığınız işe en uygun kağıdı alın. Ayrıca, satın almadan önce kaliteyi karşılaştırmak için farklı modellerden bir test baskısı almaya çalışın. Mürekkep püskürtücüler çok iyi kalite sağlayabilir ancak lazer yazıcılar kadar hızlı yazdırılmaz.
• Kağıt belgeleri sık sık fakslamanız gerekiyorsa bir faks makinesi. E-Faks gibi çevrimiçi faks hizmetleri de mevcuttur.
• Belgeleri veya fotoğrafları taramanız gerekirse bir tarayıcı. Tarayıcıyı, normal bir faks makinesi yerine e-posta veya faks yazılımı ile birlikte de kullanabilirsiniz.
• İstemcilere elektronik olarak büyük dosyalar sağlamanız gerekiyorsa veya dosyalarınızı CD’ye yedeklemek istiyorsanız bir CD yazıcı (CD-RW). Bir CD yazıcı için birçok iş kullanımı vardır, kendi müzik CD’lerinizi yapma yeteneğinden bahsetmiyoruz bile.
• İstemcilere elektronik olarak video gibi çok büyük dosyalar sağlamanız gerekiyorsa bir DVD yazıcı (DVD-RAM).
• Bir çıkarılabilir medya depolama aygıtı. Iomega ™, Zip ™ sürücüsü olarak adlandırılan bu tür en yaygın sürücüyü sunar, ancak bunun gibi daha birçok sürücü vardır. Veriler diske tıpkı bir diskette olduğu gibi yazılır. Fark, yazılabilecek veri miktarıdır. Şu anda ZIP sürücüsü için 100 Mb ve 250 Mb diskler bulunmaktadır. Iomega ayrıca 2 Gb’ye kadar veri tutabilen diskler kullanan Jaz ™ diskler de üretir.
• İnternete erişmek, elektronik olarak faks göndermek ve e-posta göndermek için bir modem. Bu, çevirmeli erişim için mevcut telefon hatlarınızla kullandığınız standart bir modem , telefon hattınızı da kullanan ancak hattınızı bağlamayan bir DSL modem veya kablo televizyonunuzun kullandığı kabloyu kullanan bir kablo modem olabilir bağladım. DSL ve kablo modemler geniş bant Internet erişimi içindir ve özel bağlantılar gerektirir.
• Bir dijital fotoğraf makinesi çalışma sunumları, raporlar, bir web sitesinde veya diğer belgeler için fotoğraf gerektiriyorsa. Belgeler için dijital fotoğraflar elde etmek üzere normal bir kamera ve tarayıcı da kullanabilirsiniz, ancak dijital kamera ile elde ettiğiniz hemen erişimi, filmin işlenmesini ve basılmasını beklemekten daha verimli bulabilirsiniz. Gerçekte taranan fotoğraflarla dijital görüntünün kalitesi hala biraz daha iyidir, ancak çoğu iş uygulaması için dijital kameralar yeterince keskin görüntüler üretir. Pazarlama materyallerinde kullanılacak görüntülerin daha yüksek kalitede olması gerekebilir.
• Bir çok amaçlı tarayıcı, faks makinesi, fotokopi makinesi değil, kritik olarak uzay sınırlı ise yazıcı ve kalite. Bu tür ekipmanı aklınızda bulundurun, ancak bir parçası çalışmayı durdurursa, onarılana kadar diğer işlevler olmaz!

Belli nedenlerden ötürü, özellikle teknoloji dünyasındaki ekipman bazılarının iç çamaşırını değiştirdiğinden daha sık değiştiği için, ofisinizde ihtiyaç duyacağınız bilgisayar ekipmanının teknik özelliklerine girmeyeceğiz.

Sanal Ofis Yazılımı

Yazılım tarafında, dikkate almanız gereken birkaç seçenek var. Bağımsız çalışıyorsanız ve koordine etmeniz gereken başkalarına sahip değilseniz, yazılım gereksinimlerinizi karşılamak o kadar da zor değildir. En popüler paketlerin bazılarına bağlantılar ile birlikte ihtiyacınız olabilecek bazı yazılım kategorileri şunlardır:

• e-posta programı – ISS’nizin sağladığı e-posta programını kullanabilirsiniz, ancak Microsoft Outlook Express veya Eudora gibi programlar size iyi e-posta işlevleri sağlar ve ISS’leri değiştirirseniz programları değiştirmeniz gerekmez.
• sözcük işlemci kullanma – Microsoft Word , WordPerfect ve Lotus Word Pro
• elektronik tablo ve veritabanı programları – Microsoft Excel , Lotus 1-2-3 , Intuit QuickBase
• sunum yazılımı – Microsoft PowerPoint veya Astound.
• virüs koruma yazılımı – McAfee veya Norton AntiVirus
• bakımı için bir yardımcı program oluşturma – Symantec Norton Utilities , McAfee veya TechTool Pro
• Taşınabilir Belge Biçimi (PDF) okuyucu yazılımı – Adobe Acrobat Reader – Bu yazılım, dış tasarımcıların veya iş arkadaşlarınızın broşür düzenleri gibi biçimlendirilmiş belgeleri incelemek için çok yararlıdır.
• grafik ve / veya görüntü düzenleme aracı – CorelDraw , Adobe Illustrator, Adobe Photoshop , Macromedia Freehand , Deneba Canvas (Görüntü düzenleme yazılımı tarayıcınıza eşlik edebilir.)
• İnternet tarayıcıları – Netscape Navigator veya Microsoft Internet Explorer

Birçok iş uygulaması, yukarıdaki ürün kategorilerinin tamamını ve daha sonra bazılarını sağlayan “süitler” halinde paketlenmiştir. Daha popüler paketlerden bazıları şunlardır:

• Microsoft Office ve daha ucuz Microsoft Works
• Corel
• Lotus
• AppleWorks

Birçok programın daha küçük işletmeler için işe yarayabilecek daha ucuz “hafif” veya “sınırlı” sürümleri de vardır. Ayrıca genellikle hem Windows hem de Macintosh bilgisayar platformları için kullanılabilirler.

Grup yazılımı ihtiyaçları

Başkalarıyla çalışıyorsanız ve zamanlamayı koordine etme, merkezi dosyalara erişme, bir kişi yöneticisi tutma, sohbet odalarında buluşma vb. İhtiyacınız varsa, o zaman daha fazla zorluğunuz var. Lotus Notes veya Novell Groupwise gibi bir yazılım çözümü olarak bu tür özellikleri sağlayan programlar vardır. Bu çözümler, sistemi yönetmek için oldukça iyi bir bilgisayar bilgisi ve bir BT personeli gerektirebilir.

Alternatif olarak, tarayıcınızla erişim için İnternet’te bu tür hizmetleri sağlayan çevrimiçi yönetim hizmetleri de vardır. Bunların kullanımı oldukça basittir. Bir ekibin üyeleri arasındaki bilgilerin koordinasyonunu, müşteri etkileşimlerini veya yalnızca iş arkadaşlarıyla iletişim ve dosya paylaşımını teşvik etmek için birçok özellik sunarlar. Genellikle kullanıcı başına küçük bir aylık ücret veya sınırsız kullanıcılar için daha yüksek sabit bir ücret alırlar. Ancak bazıları ücretsiz sınırlı sürümleri içerir. Aşağıda bu hizmetlerden bazıları internette bulunmaktadır:

• Sanal Ofis: Afteroffice
• Visto: Web tabanlı zamanlama, dosya depolama ve yönetim araçları
• OfficeClip: Takımınızı bir araya getirin
• PlanetIntra: Web tabanlı yönetim ve iletişim araçları
• Punch Networks: İnternet dosya yönetimi platformu

Yazılım ihtiyaçlarınız, yaptığınız iş türüne bağlı olarak büyük ölçüde değişecektir. Meslektaşlarınız tarafından hangi programların tercih edildiğini öğrenmek için benzer işletmelere veya endüstri birliğinize danışın.

Ayrıca shareware unutmayın. Yüksek fiyat etiketi olmadan ihtiyacınız olan tüm görevleri yerine getirebilecek birçok harika program var. Shareware ve ücretsiz yazılım incelemeleri ve indirmeleri için Tucows veya ZDNet’e göz atın.

Dikkate Alınması Gereken Diğer Ekipmanlar

Bilgisayar donanımına ve yazılımına ek olarak iyi bir telefona da ihtiyacınız olacak. Arayan Kimliği, şu anda yapamayacağınız telefon pazarlayıcılarını veya diğer çağrıları ekrandan çıkarmanıza izin vererek yardımcı olur.

Bir dalgalanma koruyucusu , yalnızca bilgisayarınız ve çevre birimleri için ek çıkışlar sağlamak için değil, aynı zamanda ekipmanınızı korumak için de gereklidir.

Bol çalışma alanına sahip bir masaya ihtiyacınız olacak. Gerektiğinde bir bilgisayarın yanı sıra evrakları dağıtmak için yer olmalıdır. Köşe “L” şeklinde bir masa bunun için iyi çalışır. Masanın, mouse pad’inizi ve farenizi de barındırabilecek geniş bir klavye tepsisine sahip olduğundan emin olun. Birçok bilgisayar masası yeterince büyük tepsiye sahip değildir. Yazıcınız, tarayıcınız, faksınız ve diğer ekipmanlarınız için yer ayırmayı unutmayın.

Raflar, dolaplar ve dosya dolapları da dikey alandan yararlanarak ve işleri organize tutarak büyük ölçüde yardımcı olan ihtiyaçlardır. Bu rafların üst kısımlarını ve dosya dolaplarını yazıcınız, tarayıcınız, faks makineniz vb. İçin de kullanabilirsiniz.

Ayrıca, iyi sırt desteği sunan rahat bir sandalyeye yatırım yapmayı unutmayın. Vücudunuza uyması için mümkün olduğunca ayarlanabilir parçalara sahip olmalıdır. Sandalyedeki kollar da, özellikle bir bilgisayarda başka bir iş yapacaksanız, daha rahat hale getirecektir. Ev ofisinizi kurma hakkında daha fazla bilgi için 2ll.me ev Ofis Mobilyaları sayfasını ziyaret edin.

Sanal İşletme İletişim Araçları

Bugün iletişim 15 yıl öncesine göre çok farklı. E-mail bir yaşam biçimi ve bazı insanlarla olabilecek tek iletişim yöntemi haline geldi. Şu anda işte nasıl iletişim kurduğunuzun aksine, 1985’te iş dünyasında nasıl iletişim kurduğunuzu düşünüyorsanız, karşılaştırılamaz. Muhtemelen ofis telefonunu kullandın ve… o zamana kadar çok fazla bir şey yoktu… belki bir teleks makinesi. Ancak bundan kısa bir süre sonra faks makineleri pazara girmeye başladı, ardından araç telefonları ve e-postalar olay yerine geldi. Bundan sonra işler çok hızlı değişti. Teknoloji ilerledikçe, üretilen iş miktarının beklentileri de arttı. Artık çok daha fazla iş üretiyoruz ve teknoloji daha hızlı yapmamızı sağladığı için yüksek verimlilik beklentileri artmaya devam ediyor.

Teknoloji çok hızlı ilerledikçe ve iş yükleri de onunla birlikte arttıkça, evden çalışma ve işe gidip gelme, aile hayatını dengeleme vb. Bu bağlamda, özgürlüğümüzü ortadan kaldıran teknoloji aynı zamanda şimdiye kadar yaşadığımızdan daha fazla özgürlüğe izin veriyor… teknolojinin bizi çok fazla çalışmaya zorlamadan önce hariç!

Peki, bunun iletişim ile ne ilgisi var ve sanal bir iş ortamında nasıl iletişim kurabiliriz? Herhangi bir işletmedeki işin büyük bir kısmı şu veya bu türden bir iletişime bağlıdır. Etkili iletişim kurabiliyorsanız daha etkili çalışabilirsiniz. İletişim için mevcut teknolojiden yararlanın ve yeni bulunan özgürlüğünüzü hayatınızın bir kısmını geri almak için kullanın. İşte böyle…

• Basit bir cep telefonu ile önemli bir çağrıyı kaçırmaktan korkmadan çocuğunuzun voleybol oyununa gidebilirsiniz.
• Kullanarak kablosuz ağ cep telefonu veya bir yoluyla teknoloji Kişisel Dijital Yardımcı bunu gönderilmeden önce sizin onayı alması gerektiğini, e-postaya dosya üzerinde beklerken, sen bakkal gidebilir.
• Bir ile sanal asistan veya hazır ofis hizmetleri, kendi bodrum çalışır ancak profesyonel bir adres var ve resepsiyonist aramalarınızı yanıtlamak olabilir.
• İle video konferans Hiç şehir çıkmadan yüz yüze ülke genelinde müşterilerine veya iş ile iletişim kurabilir.
• İle telekonferans Eğer tüm dünyada konumlardan aynı sunumu görüntülerken İnternet sunum yazılımı ile kombine gerçek zamanlı olarak birkaç kişi ile iletişim kurabilir. Sonexis bu araçları sunar.
• Web’de barındırılan ofis araçlarını kullanarak planlama yapabilir, dosya gönderebilir, sohbet odaları aracılığıyla iletişim kurabilir veya iş arkadaşlarınızla veya müşterilerinizle anlık mesajlaşabilirsiniz.
• Gelen odaları sohbet gelenek veya anlık mesajlaşma , farklı yerlerden ve mutlaka konuşamayız durumlarda birkaç insanlarla tartışmak olabilir.
• Via web konferansı canlı interaktif seminer, toplantı veya diğer buluşmaların tutabilir.

Gördüğünüz gibi, sanal olsun ya da olmasın, herhangi bir ofis ortamında iletişim artık hemen hemen her yerden oldukça basit ve mümkün. Unutmayın, ayrıca kullanabileceğiniz eski standart, kablolu, kablolu, telefon var.

İnternet Bağlantısı Kurma

İnternet bağlantınız yoksa, tüm bu donanım ve yazılımlar size iyi gelmeyecektir. Erişim sağlayabiliyorsanız, en iyi bahsiniz geniş bant bağlantıdır. Geniş bant terimi, tek bir bağlantı üzerinden dosya, ses ve video göndermenizi ve almanızı sağlayan DSL gibi yüksek bant genişliği teknolojisi veya kablo anlamına gelir.

Evinize kablo alabiliyorsanız, büyük olasılıkla kablo modem ve internet erişimi de alabilirsiniz. DSL standart telefon hattınızı kullanır, ancak sağlayıcının merkez ofisine nispeten yakın olmanızı gerektirir (bazı durumlarda 3-4 mil). Bölgenizde DSL olup olmadığını öğrenmek için yerel sağlayıcılara danışın. Birçok sağlayıcı, evinizde servis olup olmadığını belirlemek için telefon numaranızı girmenizi gerektiren çevrimiçi araçlar sunar.

Kablo veya DSL erişimi olmayan bir bölgede yaşıyorsanız, yine de uydu üzerinden İnternet erişimi seçeneğiniz vardır. Bu sistemler hızlı bağlantılar sunar, ancak özel modemlerin yanı sıra uydu antenleri ve alıcıları gerektirir. Uydu İnternet erişimi hakkında daha fazla bilgi için buraya tıklayın.

“Her zaman açık” bir geniş bant bağlantısı alırsanız, bir güvenlik duvarı da eklemeniz gerekir. Dosyalarınızı bilgisayar korsanlarına karşı koruma konusunda zayıf olmak için Güvenlik Duvarlarının Nasıl Çalıştığı hakkındaki makalemizi okuyun.

İnternete bağlandığınız bağlantı türünden bağımsız olarak, bir İSS’ye (İnternet Servis Sağlayıcısı) ihtiyacınız olacaktır. İnternete erişmenin yanı sıra, ISS’niz size bir e-posta adresi ve bir web sitesi için muhtemelen 5-10 Mb boş alan verecektir. HotMail veya Yahoo veya Excite gibi sitelerden ek e-posta adresleri de alabilirsiniz.. Bunlar ücretsizdir ve bir tanesine sahip olmanın avantajı, ISS’nizi değiştirirseniz değişmek zorunda olmamasıdır. Aynı e-posta adresini saklayabilir ve bu adresteki postanın istediğiniz başka bir e-posta hesabına yönlendirilmesini sağlayabilirsiniz. Tüm kişilerinize e-posta adresinizin değiştiğine dair bildirim gönderme işlemini ortadan kaldırır. Şirketinizden iş için kullandığınız bir e-posta adresiniz varsa, kişisel e-postanız için ayrı bir e-posta adresi almak genellikle iyi bir fikirdir.

Evinize birden fazla bilgisayar bağlamanız gerekiyorsa, Evinizi Nasıl Ağ Kurulacağına ilişkin makalemizi okuyun.

Müşteri toplantıları ne olacak?

Müşterilerle toplantılar her zaman siber alanda veya müşterinin bulunduğu yerde yapılamaz. Bu durumla karşı karşıya kaldığınızda, müşterinin evinize gelmesinden (aynı şehirde olduklarını varsayarak), kısa süreliğine kiralanabilecek alan sunan executive süitlere veya otellere bakın. Kendi işiniz varsa ve bu yaygın bir durumsa, size özel resepsiyonlara zaman sınırlı erişimin yanı sıra resepsiyon görevlisi, sesli posta, e-posta ve diğer hizmetleri sağlayan bir Executive Süit kiralamayı düşünebilirsiniz. bir resepsiyon alanı ve bir toplantı odası. Bu tür bir düzenlemeye düzenli olarak ihtiyacınız yoksa, oldukça makul bir ücret karşılığında saatlik olarak mekan kiralayabilirsiniz.

Örneğin, Offices2Share.com’u kullanarak , Washington DC’deki The Blake Building’de beş kişilik oturma kapasitesine sahip, üç saat boyunca ayrılmış bir toplantı odası 75 $ olacaktır. Aynı süre için 15 kişilik bir oda 120 $ olacaktır. Bu tür hizmetler genellikle çevrimiçi olarak rezerve edilebilir ve haritalar, yazılı talimatlar, iletişim bilgileri, fotoğraflar ve ek oda ihtiyaçları hakkında bilgi de sağlanır.

Tabii ki, otel lobileri, restoranlar, golf sahaları vb.Dahil olmak üzere her zaman diğer standart toplantı yeri seçenekleri de vardır.

Siber Asistan

Büyük pencereleri ve kapınızın dışındaki bir sekreteri olan eski köşe ofislerinin eski günlerinde, işinizin idari bölümünün nasıl yapılacağını tam olarak biliyordunuz… sekreteriniz bunu ele aldı. Ama o ofise veya kapının dışında bir sekretere sahip değilseniz ne yaparsınız? Cevap basit, sanal bir ofiste sanal bir asistan (VA) alıyorsunuz.

En sevdiğiniz web tarayıcısına gidin ve “sanal asistan” yazın. Kapınızın önünde oturup işinizi yönetmenize yardımcı olan kişiler tarafından oluşturulan, yönetilen ve bakımı yapılan sitelere birçok bağlantı bulacaksınız.

Bu asistanlar seleflerinin yaptığı her şeyi yapabilirler. ( Kendi kahvenizi almanız gerekecek !) Gerektiğinde hizmet verebilirler. İsterseniz, her gün, hafta veya ay için belirli bir süre de sözleşme yapabilirsiniz. E-posta, faks ve diğer elektronik teknolojileri kullanarak daha önce olduğu gibi hızlı bir şekilde giriş ve çıkış yapabilirsiniz. Yavaş dönemlerde masa başında boş yere oturması için birini ödemek yerine yalnızca kullandığınız süre için ödeme yaparsınız. Bu VA’ların birçoğu aynı zamanda mesai sonrası hizmetler de sunmaktadır. Sanal Asistanlar için 20 haftalık kurslar sunan ve hem temel hem de yüksek lisans düzeyinde derece ve sertifikalar veren bir Sanal Asistan Üniversitesi ( AssistU ) bile var. Program çok iyi eleştiriler aldı.

Ne aramalısın?

Esnek çalışma saatleri ve düşük maliyetin yanı sıra, VA’ların kullanımının faydaları arasında bulabileceğiniz çok çeşitli beceriler de bulunmaktadır. Her ne kadar AssistU müşterileri için uzun vadeli idari destek sağlayan bir kişi olarak Sanal Yardımcısı tanımlar, birçok kişi VAS olarak kendilerine atıfta ve muhasebe için web tasarımına temel veri girişi arasında değişen becerileri sunan göreceksiniz. Çalışmalarının örneklerini gördüğünüzden ve referanslarla konuştuğunuzdan emin olun. Referanslarıyla konuşurken, sadece işin kalitesi hakkında değil, aynı zamanda hız ve doğruluk hakkında da bilgi alın.

Bu VA’ların kendileri girişimci olduklarından, bir siber ortamda işleri daha verimli hale getirmenin yeni yolları hakkında oldukça bilgili olabileceklerini göreceksiniz. Web sitelerinde yenilikçi fikirler ve size sağladıkları örnek belgelerin etkili düzenini ve biçimlendirmesini arayın. VA’nın çalışma sürecini iyileştirmek için iyi fikirler sunup sunmadığını da konuştuğunuz referanslara sorun.

Sanal ofis politikaları belirleme

İşletmenizde farklı konumlardan çalışan ve “sanal ofisinize” telekomünikasyon yapan çalışanlar varsa, bazı ev ofis yönergeleri yazmayı düşünmelisiniz. Bu, her çalışanın yeteneklerini standartlaştırmaya, sisteminizde uyumlu iş akışı sağlamaya ve çalışanlarınızı siber alanda yönetmenize yardımcı olacaktır.

Yönergelerinizde şu sorunları göz önünde bulundurun:

• Ev ofisi konumu – İşçileri, kesintisiz çalışma sağlayacak ayrı bir odada ev ofislerini kurmaya teşvik edin.
• Ev ofis ekipmanı – Çalışanlarınız için gerekli minimum bilgisayar sistemlerini (duruma bağlı olarak) sağlayın veya belirtin.
• Bilgisayar yazılımı – Kullanılan yazılım programlarını standart hale getirin, böylece dosyalar uyumlu olacak ve belgeler üzerinde işbirliği mümkün olacaktır.
• Sistem oturum açma prosedürleri – Merkezi veritabanlarına kimlerin eriştiğini ve ne zaman personelinizin yanı sıra güvenliği de yönetmenize yardımcı olabileceğini takip edin.
• Zaman çizelgeleri gönderme prosedürleri
• Normal çalışma saatlerinde erişilebilirlik gereksinimleri – Ev ofislerinden çalışmanın esnekliğiyle, siz ve çalışanlarınız genellikle garip çalışma saatlerini görürsünüz. Bu özgürlüğün diğer çalışanlara veya müşterilerinize erişmenizi engellemesine izin vermeyin.
• İşçilerin çalışma saatleri içinde ofisten ayrılması gerektiğinde çağrı veya e-posta iletme prosedürleri
• İstemci etkileşimleri için protokoller – Bu, e-posta protokollerini (e-postada daha az resmi dil kullanma eğiliminde olduğumuz için), geleneksel yazışma protokollerini, buluşma yeri protokollerini ve işinizde yürürlüğe girebilecek diğerlerini içermelidir.

Bu yönergelerin resmi olarak basılması ve dağıtılması gerekmeyebilir, ancak en azından çalışanlarınızın farkında olmasını ve takip etmesini istediğiniz standartlar hakkında bir şeyler düşünülmelidir. İşletmeniz sadece başarılı olmakla kalmayıp, iyileştirmeler getirebilecek öneriler için düzenli iletişim ve çalışanlara açık davetlerle gelişebilir.

Sanal iş dünyasının yasal sonuçları

Bir ev ofisi açısından, dikkate alınması gereken birkaç yasal sorun vardır. Birincisi, bir bölgedeki eviniz iş amaçlı mı? Evinizden ne tür işler yapabilirsiniz? Özel izin veya lisans almak zorunda olmadığınızdan veya evinizden neler yapabileceğiniz konusunda herhangi bir kısıtlamaya sahip olmadığınızdan emin olmak için yerel imar yönetmeliklerinizi kontrol edin. Örneğin, işletmeniz müşterilerinizin veya müşterilerinizin evinize gelmesini gerektiriyorsa, park etme sorunu olabilir. Bir şeylere çok fazla girmeden önce kontrol edin.

Evinizden bir işletme işletmek (veya sadece çalışmak) için açık vergi sorunları da vardır. Bir ev ofisi talep etmek istiyorsanız, IRS, bu alanı işinizden başka bir şey için kullanamayacağınız noktaya kadar sertleştirdi. Yani, yemek odası masanızdan çalışıyorsanız, muhtemelen o ev ofis kesintisini alamazsınız. Bazı istisnalar vardır (evde çocuk bakımı gibi), bu nedenle durumunuzla ilgili kanunu öğrenmek için vergi muhasebeciniz veya avukatınızla iletişime geçin.

Avantajları ve dezavantajları nelerdir?

Bir ev / sanal ofisden çalışmanın avantajları sizin için açık gibi görünse de – daha fazla özgürlük, daha fazla esneklik, çocuklarınızla evde olma fırsatı – muhtemelen düşünmediğiniz daha fazla fayda var. Burda biraz var.

• Motorlu taşıtın yavaş trafikte kullanılmaması ve havayı kirletmemesinin çevresel faydaları
• Trafik sıkışıklığında azalma
• İşe gelen ve giden trafik yoğunluğunu azaltmak zorunda kalmadan stres seviyelerinde azalma
• Bir ofise gidip gelmekten tasarruf edilen zaman
• Arabanızdaki gaz, aşınma ve yıpranma, iş kıyafetleri ve öğle yemeğinden tasarruf etmenin parasal faydaları
• Zamanınızı daha etkin yönetebilmenin faydaları
• Verimlilik , en üretken olduğunuzda çalışabilmenizden yararlanır
• Daha az fast food içeren daha iyi bir diyet yiyebilmenin sağlık yararları
• Zihinsel olarak gerektiğinde fiziksel egzersiz yapma fırsatları
• Azaltılmış stres faydaları
• Daha dengeli bir yaşam sürmenin yararı
• Daha rahatlatıcı bir çalışma ortamı
• Yarı zamanlı veya taşeron işçilerini işe almak için daha fazla fırsat
• Yer önemli olmadığı için daha geniş bir çalışan başvuru havuzu

Dezavantajları

• Yüz yüze iletişim eksikliği iletişimsizlik veya yanlış anlama olasılığını artırır
• İletişimi veya iş ilerlemesini engelleyen teknik zorluklar
• Çalışanlar arasında ayrılma veya ayrılma hissi
• İşçiler arasında daha az arkadaşlık, daha az uyumlu çalışma ekipleri için olanaklar anlamına gelir
• Boş zamanınızı çalışma zamanınızdan ayıran sorunlar çünkü işiniz her zaman “orada”
• İşleri öğle saatlerinde çalıştırmak için daha az uygun
• Daima evde yalnızsanız tecrit duyguları
• Destek eksikliği – hem idari hem de yönetimsel

Bu listeler kesinlikle devam edebilir. İşiniz, işletmeniz için geçerli olan dezavantajları belirlemek ve bunları avantajlara dönüştürmektir. Gerekirse dışarıdan yardım alın. Bu işi gerçekten yapabilmek için özellikle başlangıçta bir profesyonelin bilgisine ihtiyacınız olabilir. İyi planlama, iletişim ve gerektiğinde dış teknik destek sayesinde, sanal ofisiniz başarılı olabilir ve gelecekteki sanal işletmeleri desteklemeye yardımcı olabilir.